Procedura obsługi i korzystania z monitoringu wizyjnego w Ośrodku Pomocy Społecznej w Szamotułach

I podstawa prawna:

1. Ustawa z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. 2018 poz. 1000)
2. Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE  (4.5.2016 L 119/38 Dziennik Urzędowy Unii Europejskiej PL).

II Celem monitoringu jest:

1. zapewnienie bezpieczeństwa pracowników oraz osób przebywających na terenie urzędu;
2. ochrona mienia na terenie urzędu;
3. ograniczenie zachowań i sytuacji konfliktowych zagrażających zdrowiu i bezpieczeństwu pracowników oraz osób przebywających na terenie urzędu;
4. ustalanie sprawców czynów nagannych (bójki, zniszczenia mienia, kradzieże itp.) w urzędzie i jego otoczeniu;
5. ograniczanie dostępu do budynku i terenu urzędu osób nieuprawnionych i niepożądanych;
6. zapewnienie bezpiecznych warunków pracy.

III Zasady wykorzystania zapisów monitoringu wizyjnego:

1. Ośrodek Pomocy Społecznej posiada monitoring wizyjny wewnętrzny i zewnętrzny.
2. Monitor i rejestrator monitoringu przechowywane są w pomieszczeniu zabezpieczonym przed nieuprawnionym dostępem, w sposób zapobiegający ich uszkodzeniu bądź kradzieży.
3. Zapisy z monitoringu będą wykorzystywane między innymi w sytuacjach:
4. 3.1. zagrażających bezpieczeństwu pracowników urzędu,
   3.2. niszczenia mienia urzędu,
   3.3. niszczenia urządzeń na terenie urzędu,
   3.4. przywłaszczania,
   3.5. konfliktowych,
5. Obrazy z monitoringu zapisywane są na dysku twardym za pomocą  rejestratora monitoringu i przechowywane przez okres 1 miesiąca od daty nagrania. Po tym czasie zostają zapisane nowymi danymi.
6. Zapis z monitoringu może zostać odtworzony za zgodą dyrektora jednostki.
7. Osoby obserwujące bieżące zapisy i osoby przeglądające zapisy zobowiązane są do nieujawniania danych zarejestrowanych przez monitoring.
8. Nagrania mogą być udostępniane policji i innym uprawnionym organom na pisemny wniosek w celu wyjaśnienia prowadzonej sprawy.

IIIA. Zasady obowiązujące przy przekazywaniu pliku z materiałem archiwalnym upoważnionym organom:

1. Przedstawiciel organów pisemnie kwituje odbiór materiału – protokół przekazania.
2. W pokwitowaniu odbioru zaznacza znaki szczególne materiału: nr kamery – określenie miejsca zdarzenia nagranie z dn. – godzina, dzień, miesiąc, rok.
3. Protokół przekazania przechowywany jest w Sekretariacie  przez okres 2 lat.
4. Do przegrywania materiału archiwalnego z rejestratora upoważniona jest osoba wskazana przez dyrektora.
5. W przypadku zaistnienia niebezpiecznych sytuacji w godzinach nieobecności pracowników (np. godzinach wieczornych czy nocnych) działania wyjaśniające podejmowane są w miarę posiadanej wiedzy o zajściu.

IV Przepisy końcowe:

1. Prawo do ustalenia bądź zmiany hasła dostępu ma informatyk Ośrodka Pomocy Społecznej,
2. W sprawach nie uregulowanych niniejszą procedurą ostateczną decyzję podejmuje dyrektor placówki.
3. Procedura może ulec zmianie w zależności od nadzwyczajnych okoliczności rozpatrywanego przypadku.

Obowiązujące zasady wykorzystania monitoringu wchodzą w życie z dniem 15 listopada 2018r.

Zgodnie z art. 13 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (4.5.2016 L 119/38 Dziennik Urzędowy Unii Europejskiej PL), informujemy, że:

1. Administratorem podanych przez Panią/Pana danych osobowych jest Ośrodek Pomocy Społecznej w Szamotułach, Plac Henryka Sienkiewicza 20, 64-500 Szamotuły.
2. Funkcję inspektora ochrony danych pełni Dawid Nogaj adres e-mail: inspektor@bezpieczne-dane.eu
3. Dane osobowe będą przetwarzane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c w/w ogólnego rozporządzenia o ochronie danych w celu realizacji zadań ustawowych, a w szczególności weryfikacji i przyznania świadczeń.
4. Podane dane osobowe będą przetwarzane do czasu uzasadnionej potrzeby realizacji wskazanych w punkcie 3 celów, a to tym czasie zgodnie z przepisami obowiązującego prawa.
5. Dane nie będą udostępniane podmiotom innym niż upoważnione na podstawie stosownych przepisów prawa.
6. Przysługuje Pani/Panu prawo żądania dostępu do podanych danych osobowych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania oraz prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania, a także prawo do przenoszenia danych.
7. Dodatkowo, przysługuje Pani/Panu prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego – Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, jeżeli uzna Pani/Pan, że podane dane osobowe przetwarzane są niezgodnie z przepisami obowiązującego prawa.
8. Podanie danych osobowych jest dobrowolne, jednak niezbędne dla realizacji w/w celów.
9. Dane osobowe nie będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany.
10. Dane osobowe nie będą przekazywane do państwa trzeciego ani organizacji międzynarodowych.